Términos y Condiciones de Servicio

Última actualización: 05 de febrero de 2026

1. Introducción y Aceptación

Los presentes Términos y Condiciones (en adelante, los "Términos") regulan el acceso y uso de la plataforma CheckOP (en adelante, "CheckOP", "la Plataforma" o "el Servicio"), una solución de software como servicio (SaaS) desarrollada y operada por Progresus S.A.S. (en adelante, "Progresus", "nosotros" o "nuestro"), con domicilio en la República de Colombia.

Al acceder, registrarse o utilizar CheckOP a través de la URL https://app.checkop.co, la aplicación móvil Android, las interfaces de programación de aplicaciones (API) o cualquier otro medio proporcionado, usted (en adelante, "el Cliente", "el Usuario" o "usted") acepta quedar vinculado por estos Términos.

Si usted contrata el Servicio en nombre de una empresa u otra entidad jurídica, declara y garantiza que tiene la autoridad para vincular a dicha entidad a estos Términos.

2. Definiciones

Para efectos de estos Términos, se entenderá por:

"Servicio de Suscripción": Todas las aplicaciones web, herramientas, plataformas y funcionalidades de CheckOP a las que el Cliente se ha suscrito mediante el pedido correspondiente.

"Usuario": Empleados, representantes, asesores, contratistas o agentes del Cliente autorizados para usar el Servicio de Suscripción, que poseen credenciales únicas de acceso (identificador de usuario y contraseña).

"Usuario Operativo": Usuario con licencia asignada que puede recibir, ejecutar y responder tareas operativas en campo, capturar información mediante formularios dinámicos y utilizar la aplicación móvil.

"Usuario Estándar": Usuario sin licencia asignada que puede acceder a la plataforma para consultas y tareas administrativas, pero no puede recibir ni ejecutar tareas operativas.

"Datos del Cliente": Toda la información que el Cliente envía, carga o que se recopila a través del Servicio de Suscripción en el curso de su uso.

"Materiales del Cliente": Todos los materiales que el Cliente proporciona, publica, carga, introduce o envía mediante el Servicio de Suscripción.

"Complementos": Mejoras adicionales de los productos que el Cliente puede adquirir para añadir funcionalidades extras al Servicio.

3. Descripción del Servicio

3.1 Naturaleza del Servicio

CheckOP es una solución SaaS diseñada para facilitar la administración, distribución y gestión de tareas operativas en campo. La Plataforma permite a empresas gestionar de manera eficiente las operaciones diarias de sus empleados y contratistas, incluyendo la asignación, seguimiento y reporte de tareas en tiempo real.

3.2 Funcionalidades Principales

El Servicio incluye, según la configuración contratada:

• Geolocalización y rastreo de tareas y personal en campo
• Formularios dinámicos para captura de datos
• Captura de evidencias multimedia (fotos, videos, firmas, notas de voz)
• Gestión de clientes y ubicaciones
• Configuración de procesos y subprocesos operativos
• Reportes y análisis de operaciones
• Trabajo en modo offline (exclusivo para aplicación Android)
• Integraciones con sistemas de terceros, cuando aplique

3.3 Canales de Acceso

El Servicio está disponible a través de:

• Plataforma web en https://app.checkop.co
• Aplicación móvil Android (disponible en Google Play Store)
• Acceso web responsive para dispositivos iOS (sin funcionalidad offline)
• Interfaces de programación de aplicaciones (API)

3.4 Limitaciones del Servicio

CheckOP es una plataforma SaaS con funcionalidades estándar. Las personalizaciones están limitadas a las configuraciones disponibles dentro de la Plataforma. No se realizarán desarrollos adicionales o personalizados fuera del alcance de las capacidades estándar, salvo acuerdo expreso por escrito y cotización independiente.

4. Acceso y Uso del Servicio

4.1 Otorgamiento de Acceso

Durante el plazo de la suscripción vigente, Progresus otorgará a los Usuarios del Cliente acceso para utilizar el Servicio de Suscripción según lo descrito en estos Términos y en el pedido correspondiente.

4.2 Responsabilidades del Cliente

El Cliente debe asegurar que todo acceso y uso del Servicio por parte de sus Usuarios cumpla con estos Términos. El Cliente podrá permitir que los usuarios de sus filiales accedan y usen el Servicio, siempre que cumplan con los términos del acuerdo. El Cliente será responsable en todo momento del cumplimiento de estos Términos por parte de sus filiales y Usuarios.

4.3 Uso Prohibido

El Cliente se compromete a no:

• Utilizar el Servicio para cualquier propósito ilegal o no permitido por estos Términos
• Intentar descubrir, desensamblar, descompilar o de cualquier forma obtener el código fuente o las ideas subyacentes del Servicio
• Modificar o crear trabajos derivados del Servicio, salvo autorización expresa
• Eliminar avisos o etiquetas de propiedad del Servicio
• Utilizar el Servicio si las leyes del país del Cliente, del país desde donde accede o del país donde usa el Servicio lo prohíben
• Publicar o cargar material que infrinja derechos de autor o marca comercial de terceros
• Realizar actividades que puedan dañar, sobrecargar o afectar negativamente la infraestructura del Servicio

4.4 Información Sensible

El Servicio de Suscripción no está diseñado para manejar información sensible según se define en las normativas de protección de datos aplicables. El Cliente se compromete a no usar el Servicio para recopilar, gestionar o procesar información sensible. Progresus no será responsable si el Cliente decide usar el Servicio para estos fines.

4.5 Cumplimiento Normativo

El Servicio no está diseñado para cumplir con regulaciones específicas de ciertos sectores (como HIPAA o FISMA). El Cliente no deberá usar el Servicio en contextos que requieran cumplir con dichas normativas especializadas, salvo que expresamente se acuerde lo contrario por escrito.

5. Gestión de Licencias y Usuarios

5.1 Asignación de Licencias

Cada licencia de Usuario Operativo se asigna a un solo usuario. Cada cuenta de CheckOP debe tener al menos una licencia activa. El Cliente puede cambiar el usuario asignado a cada licencia en cualquier momento durante el período de suscripción.

5.2 Prohibición de Compartir

Los Usuarios no pueden compartir licencias ni información de inicio de sesión. Cada Usuario debe tener un identificador y una contraseña exclusivos.

5.3 Adición de Usuarios y Licencias

Al agregar nuevos Usuarios Operativos al Servicio, se deberá asignar una licencia disponible a cada nuevo usuario. El Cliente puede solicitar licencias adicionales en cualquier momento a través de la Plataforma. El costo adicional se reflejará en el siguiente ciclo de facturación.

5.4 Reducción de Licencias

Una vez ampliado el número de Usuarios Operativos con licencia, no será posible realizar una reducción de forma automática desde la Plataforma. Las solicitudes de reducción deberán gestionarse mediante ticket en support.checkop.co y estarán sujetas a evaluación por parte del equipo comercial.

6. Tarifas y Pagos

6.1 Tarifas de Suscripción

La tarifa de suscripción será fija durante el periodo vigente de la suscripción, a menos que el Cliente exceda el número de licencias contratadas.

6.2 Ajustes de Tarifas en la Renovación

En el momento de la renovación, Progresus podrá aumentar las tarifas de suscripción en un porcentaje equivalente a la inflación aplicable. El Cliente será notificado de cualquier aumento con al menos treinta (30) días de antelación a la fecha de renovación. Si el Cliente no está de acuerdo con el aumento, cualquiera de las partes podrá finalizar la suscripción al terminar el periodo actual, previo aviso a la otra parte.

6.3 Forma de Pago

Pago con Tarjeta de Crédito: El Cliente autoriza a Progresus a cargar en su método de pago todas las tarifas correspondientes al plazo de suscripción. Progresus podrá recurrir a terceros para procesar los pagos. Si el cargo no se procesa correctamente, Progresus se reserva el derecho de intentar el cargo nuevamente o suspender el acceso al Servicio.

Pago Contra Factura: Si no se especifica lo contrario, todas las cantidades facturadas deben pagarse dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de la factura.

6.4 Retenciones e Impuestos

Si el Cliente debe deducir o retener impuestos del pago de la factura, podrá hacerlo de la tarifa de suscripción correspondiente, siempre que dicha retención sea requerida en virtud de las leyes aplicables.

Las tarifas excluyen los impuestos aplicables, los cuales se cargarán según corresponda. El Cliente acepta pagar cualquier impuesto correspondiente al uso del Servicio de Suscripción.

6.5 Intereses por Mora

En caso de retraso en el pago, se aplicarán intereses moratorios calculados a la tasa máxima permitida legalmente en el país desde el cual se emite la factura, desde la fecha de vencimiento hasta que el pago sea efectuado completamente.

7. Vigencia, Renovación y Rescisión

7.1 Plazo Inicial y Renovación

El periodo inicial del contrato será el establecido en el pedido correspondiente. Al finalizar este periodo, la suscripción se renovará automáticamente por periodos iguales y sucesivos, salvo que se indique lo contrario.

7.2 Aviso de No Renovación

Para evitar la renovación de la suscripción, cualquiera de las partes debe expedir un aviso de no renovación por escrito con al menos treinta (30) días de antelación a la fecha de vencimiento.

7.3 Cancelación Anticipada

El Cliente puede cancelar su suscripción de forma anticipada en cualquier momento, pero no recibirá ninguna devolución de las tarifas pagadas anteriormente ni de las tarifas de suscripción sin utilizar. Además, el Cliente deberá abonar inmediatamente todas las tarifas pendientes hasta finalizar el periodo de suscripción vigente.

7.4 Rescisión por Causa Justificada

Cualquiera de las partes puede poner fin a este acuerdo por causa justificada:

• Dando un aviso previo de treinta (30) días a la otra parte para comunicar que se ha cometido una infracción importante, siempre que dicha infracción no se haya solucionado al finalizar el periodo
• De manera inmediata, si la otra parte se declara en quiebra o se ve afectada por cualquier otro procedimiento relacionado con cesación de pagos, cese de actividades, liquidación o cesión de bienes a acreedores

Progresus también podrá rescindir este acuerdo por causa justificada, con previo aviso de treinta (30) días, si determina que el Cliente está actuando de una manera que afecte negativamente a Progresus.

8. Suspensión del Servicio

8.1 Suspensión por Actos Prohibidos

Progresus podrá suspender el acceso del Usuario al Servicio si:

• Utiliza el Servicio de manera que infrinja las leyes y reglamentos aplicables
• Viola los términos de este acuerdo
• Intenta repetidamente publicar o subir material que infrinja derechos de autor o marca comercial de terceros

8.2 Suspensión por Impago

Progresus enviará un aviso de impago por la cantidad adeudada. Si el Cliente no paga la cantidad total dentro de diez (10) días después de dicho aviso, Progresus podrá suspender el acceso al Servicio. Si se suspende el Servicio por impago, Progresus podrá cobrar una tarifa de reactivación para restablecer el servicio.

9. Propiedad de los Datos

9.1 Derechos del Cliente

El Cliente es propietario y retiene todos los derechos sobre sus Materiales y Datos. Estos Términos no otorgan a Progresus ningún derecho de propiedad sobre los Materiales ni sobre los Datos del Cliente.

9.2 Licencia de Uso

El Cliente autoriza a Progresus y a sus otorgantes de licencias a usar los Materiales y los Datos del Cliente únicamente cuando sea necesario para proporcionar el Servicio de Suscripción, los servicios de soporte y los servicios de consultoría, de conformidad con estos Términos.

9.3 Limitaciones de Uso por Progresus

Progresus no utilizará los Datos del Cliente con el fin de contactar a ninguna persona o empresa, salvo que el Cliente así lo indique o permita. Los datos que los clientes almacenan en CheckOP son de su entera propiedad. Nunca se comparten con otros clientes y jamás se venden.

10. Propiedad Intelectual

10.1 Derechos de Progresus

Progresus conserva todos los derechos de propiedad intelectual sobre CheckOP, incluyendo pero no limitado a los métodos, tecnologías, herramientas, productos y servicios utilizados o desarrollados. Cualquier desarrollo realizado específicamente para el Cliente permanece bajo la propiedad intelectual de Progresus.

10.2 Licencia al Cliente

El Cliente obtiene una licencia no exclusiva e intransferible para usar CheckOP y los materiales generados exclusivamente para uso interno y acorde con las funcionalidades del servicio contratado.

10.3 Desarrollos Personalizados

En caso de incumplimiento por parte del Cliente, incluyendo el no pago, Progresus se reserva el derecho de desactivar o retirar el acceso a los desarrollos implementados hasta que se resuelva el incumplimiento.

11. Confidencialidad

11.1 Obligación de Confidencialidad

Ambas partes acuerdan que toda la información a la que tengan acceso durante la ejecución de este contrato, independientemente de su formato, será tratada como confidencial. Esto incluye patentes, datos técnicos, secretos comerciales, know-how, investigaciones, productos, servicios, precios, listas de proveedores y clientes, usuarios, contraseñas, software y cualquier otro dato técnico, industrial, financiero o comercial.

11.2 Compromisos

Ambas partes se comprometen a:

• No utilizar la información confidencial para beneficio propio o de terceros
• No divulgar la información durante la vigencia del contrato y por un período de tres (3) años después de su conclusión
• Devolver toda la información confidencial inmediatamente después de la terminación del contrato
• Implementar medidas de seguridad adecuadas para el manejo de la información confidencial

12. Nivel de Servicio

12.1 Compromiso de Disponibilidad

Progresus se compromete a mantener un tiempo de actividad del 97% para el Servicio de Suscripción cada mes. Los cálculos de disponibilidad se basarán en los registros del sistema de Progresus.

12.2 Tiempo de Inactividad

"Tiempo de inactividad" se refiere a una interrupción total del servicio o un problema grave que impide completamente el uso del Servicio en una parte significativa del entorno de producción. Esto excluye los servicios gratuitos y se aplica cuando no hay una solución alternativa disponible.

12.3 Créditos por Incumplimiento

Si el tiempo de actividad del servicio es inferior al 97% durante dos meses consecutivos o más, el Cliente tendrá derecho a un crédito proporcional por el tiempo de inactividad en esos meses. Este crédito se aplicará a una factura futura o al siguiente periodo de renovación, siempre que el Cliente lo solicite dentro de los veinte (20) días siguientes al final del mes en que se produjo la baja en el tiempo de actividad.

13. Limitación de Responsabilidad

13.1 Exclusión de Garantías

Progresus no garantiza resultados específicos en términos de rendimiento del negocio, como incremento de ventas o tráfico, dado que estos dependen de numerosos factores externos.

13.2 Limitaciones

En la máxima medida permitida por la ley aplicable:

• Progresus no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuentes o punitivos
• La responsabilidad total acumulada de Progresus bajo estos Términos no excederá el monto total pagado por el Cliente durante los doce (12) meses anteriores al evento que dio origen a la reclamación

13.3 Exclusiones

Las limitaciones anteriores no aplicarán a:

• Incumplimientos de las obligaciones de confidencialidad
• Infracciones de derechos de propiedad intelectual
• Conducta dolosa o con culpa grave

14. Fuerza Mayor

Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento de sus obligaciones contractuales si dicho incumplimiento se debe a causas más allá de su control razonable ("fuerza mayor"). Estos eventos pueden incluir: desastres naturales, conflictos armados, actos de terrorismo, disturbios civiles, embargos, acciones gubernamentales, incendios, huelgas laborales no relacionadas con ninguna de las partes, o interrupciones significativas en los servicios de transporte o telecomunicaciones.

Si el evento de fuerza mayor persiste por más de sesenta (60) días, cualquiera de las partes podrá terminar el contrato mediante notificación escrita, sin incurrir en responsabilidad por esta terminación.

15. Soporte Técnico

15.1 Canales de Soporte

Los Usuarios con licencia activa pueden acceder a las opciones de asistencia disponibles en support.checkop.co sin costo adicional durante la vigencia de la suscripción.

15.2 Tiempos de Respuesta

Las respuestas a las consultas de asistencia se proporcionarán principalmente por correo electrónico durante el horario hábil de Colombia (Lunes a Jueves de 8:00 a 17:00 y Viernes de 8:00 a 14:00). Progresus se esfuerza por responder las consultas dentro de los tres días hábiles siguientes, aunque no garantiza ni se compromete a cumplir con ningún plazo específico de respuesta.

15.3 Base de Conocimiento

El Cliente tiene acceso permanente a la base de conocimiento en conocimiento.checkop.co, donde encontrará documentación completa, guías de usuario, tutoriales y mejores prácticas.

16. Modificaciones

16.1 Modificaciones a los Términos

Progresus se reserva el derecho de modificar estos Términos en cualquier momento. Las modificaciones importantes serán notificadas al Cliente con al menos treinta (30) días de anticipación. El uso continuado del Servicio después de la entrada en vigor de las modificaciones constituirá la aceptación de los nuevos Términos.

16.2 Modificaciones al Servicio

Progresus podrá actualizar, mejorar o modificar el Servicio en cualquier momento. Las nuevas funcionalidades estarán disponibles para los suscriptores activos sin costo adicional, salvo que se trate de complementos o módulos específicos con precio independiente.

17. Legislación Aplicable y Resolución de Disputas

17.1 Legislación Aplicable

Este contrato se regirá e interpretará de acuerdo con las leyes de la República de Colombia.

17.2 Resolución de Disputas

En caso de disputa, las partes se comprometen a intentar resolver el conflicto mediante negociación directa como primer recurso. Si no se alcanza una solución dentro de los treinta (30) días siguientes a la notificación de la disputa, ambas partes acordarán someter la controversia a mediación con un mediador neutral en un Centro de Arbitraje y Conciliación reconocido.

Si la mediación no resuelve la disputa, ambas partes tienen el derecho de llevar el asunto ante los tribunales competentes de Colombia o a arbitraje final según las reglas del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá.

18. Disposiciones Generales

18.1 Acuerdo Completo

Estos Términos, junto con el pedido correspondiente, constituyen el acuerdo completo entre Progresus y el Cliente respecto al objeto tratado, reemplazando todos los acuerdos previos, tanto escritos como verbales.

18.2 Cesión

El Cliente no podrá ceder ni transferir estos Términos ni ninguno de los derechos u obligaciones derivados sin el consentimiento previo y por escrito de Progresus.

18.3 Separabilidad

Si alguna disposición de estos Términos se considera inválida o inaplicable, las disposiciones restantes continuarán en pleno vigor y efecto.

18.4 Renuncia

La falta de ejercicio de cualquier derecho bajo estos Términos no constituirá una renuncia a dicho derecho.

19. Contacto

Para cualquier pregunta, comentario o notificación relacionada con estos Términos, puede contactarnos a través de:

Progresus S.A.S.

• Correo electrónico: soporte@checkop.co
• Portal de soporte: https://support.checkop.co
• Base de conocimiento: https://conocimiento.checkop.co

Al utilizar CheckOP, usted reconoce haber leído, entendido y aceptado estos Términos y Condiciones.