Política de Facturación, Pagos y Cancelaciones

Última actualización: 10 de febrero de 2026

1. Introducción

Esta Política de Facturación, Pagos y Cancelaciones (en adelante, "Política") establece los términos relacionados con la facturación, métodos de pago, renovaciones y cancelaciones aplicables a los servicios de suscripción de CheckOP proporcionados por Progresus S.A.S. (en adelante, "Progresus", "nosotros" o "nuestro").

Esta Política forma parte integral de los Términos y Condiciones de Servicio de CheckOP.

2. Estructura de Precios

2.1 Modelo de Suscripción

CheckOP opera bajo un modelo de Software como Servicio (SaaS) con facturación periódica basada en:

• Tarifa base de suscripción
• Número de usuarios operativos con licencia
• Complementos y servicios adicionales contratados

2.2 Componentes de la Suscripción

Tarifa Base: Incluye acceso a la plataforma web, aplicación móvil Android, base de conocimiento y soporte técnico estándar.

Licencias de Usuario Operativo: Cada usuario que ejecuta tareas operativas en campo requiere una licencia. La suscripción estándar incluye un número determinado de licencias según el plan contratado.

Usuarios Estándar: Usuarios con acceso de consulta y administración que no requieren licencia y no generan costo adicional.

Servicios Adicionales: Implementación, capacitación, integraciones personalizadas y otros servicios que se cotizan por separado.

2.3 Tarifas Fijas

La tarifa de suscripción será fija durante el periodo vigente de la suscripción, a menos que:

• El Cliente exceda el número de licencias contratadas
• El Cliente solicite servicios o complementos adicionales
• Se apliquen ajustes por inflación en el momento de la renovación

3. Facturación

3.1 Facturación de Servicios de Implementación

Para servicios de implementación, la facturación se estructura típicamente de la siguiente manera:

• 50% anticipado: Facturado inmediatamente después de la firma del contrato
• 50% restante: Facturado al completar todos los servicios acordados

3.2 Facturación de Servicios Recurrentes

Para suscripciones y servicios recurrentes:

• Las facturas se emiten de manera anticipada al inicio de cada período de facturación
• El período de facturación se establece según el plan contratado (mensual, semestral, anual)
• Las facturas cubren los servicios a prestar durante el período siguiente

3.3 Facturación de Usuarios Adicionales

Cuando el Cliente solicita usuarios operativos adicionales:

• Los nuevos usuarios se habilitan inmediatamente tras la confirmación
• El ajuste se refleja en el siguiente ciclo de facturación

3.4 Emisión de Facturas

Las facturas se envían electrónicamente a la dirección de correo electrónico registrada del Cliente. Es responsabilidad del Cliente mantener actualizada su información de contacto para facturación.

4. Métodos de Pago

4.1 Pago Contra Factura

Para clientes con facturación corporativa:

• Todas las cantidades facturadas deben pagarse dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de emisión de la factura, salvo que se acuerde por escrito un plazo diferente
• Los pagos pueden realizarse mediante transferencia bancaria a las cuentas indicadas en la factura

4.3 Moneda

Las tarifas se establecen y facturan en la moneda especificada en el contrato de servicio. Generalmente, para clientes en Colombia se factura en Pesos Colombianos (COP).

5. Impuestos

5.1 Tarifas Antes de Impuestos

Las tarifas publicadas y cotizadas excluyen los impuestos aplicables, los cuales se adicionarán según corresponda.

5.2 Responsabilidad del Cliente

El Cliente es responsable del pago de todos los impuestos aplicables, incluyendo pero no limitado a:

• Impuesto al Valor Agregado (IVA)
• Impuestos sobre ventas o uso
• Retenciones fiscales

Esta responsabilidad se mantiene incluso si Progresus no identifica o no factura correctamente estos impuestos inicialmente.

5.3 Exclusiones de IVA (Colombia)

Cuando la facturación se realice desde Colombia y los servicios de software en la nube cumplan con los requisitos legales aplicables, podrán ser considerados como excluidos del IVA conforme a la legislación tributaria colombiana vigente.

Si estos servicios dejan de estar excluidos y pasan a ser gravados con IVA, el valor de los servicios será gravado con el porcentaje correspondiente a partir del cobro inmediatamente siguiente a la modificación tributaria.

5.4 Retenciones

Si el Cliente está obligado a deducir o retener impuestos del pago de la factura, podrá hacerlo siempre que:

• La retención sea legalmente requerida
• Proporcione a Progresus el certificado de retención correspondiente
• La retención se aplique únicamente sobre los montos sujetos a ella según la ley

5.5 Facturas Adicionales por Impuestos

Progresus se reserva el derecho de emitir facturas adicionales para recuperar cualquier impuesto no incluido inicialmente debido a error u omisión.

6. Mora e Intereses

6.1 Consecuencias del Retraso en el Pago

En caso de retraso en el pago:

• Intereses moratorios: Se aplicarán intereses calculados a la tasa máxima permitida legalmente en el país desde el cual se emite la factura
• Suspensión del Servicio: Progresus se reserva el derecho de interrumpir y congelar la prestación de los servicios hasta que el pago sea efectuado completamente
• Tarifa de reactivación: Si el Servicio se suspende por impago, puede aplicarse una tarifa de reactivación para restablecer el acceso

6.2 Aviso de Impago

Antes de suspender el Servicio por impago:

• Progresus enviará un aviso de impago por la cantidad adeudada
• El Cliente tendrá diez (10) días después del aviso para realizar el pago completo
• No se suspenderá el Servicio si el Cliente reclama los cargos de manera razonable y de buena fe, y coopera diligentemente para resolver la reclamación

6.3 Obligación de Pago Continuada

La suspensión del Servicio por impago no exime al Cliente de su obligación de pagar:

• Los servicios contratados
• Los intereses moratorios acumulados
• Las tarifas de reactivación aplicables

7. Vigencia y Renovación

7.1 Período Inicial

El período inicial del contrato será el establecido en el pedido correspondiente (típicamente seis meses o un año).

7.2 Renovación Automática

Al finalizar el período inicial o cualquier período de renovación, la suscripción se renovará automáticamente por períodos iguales y sucesivos, salvo que:

• Se indique lo contrario en el pedido original
• Cualquiera de las partes notifique su intención de no renovar

7.3 Aviso de No Renovación

Para evitar la renovación automática:

• El Cliente o Progresus debe expedir un aviso de no renovación por escrito
• El aviso debe enviarse con al menos treinta (30) días de antelación a la fecha de vencimiento del período en curso

7.4 Ajustes de Tarifas en la Renovación

En el momento de la renovación, Progresus puede aumentar las tarifas de suscripción:

• El aumento puede ser equivalente a la inflación aplicable
• El Cliente será notificado con al menos treinta (30) días de anticipación
• El aumento se aplicará al comienzo del siguiente período de renovación
• Si el Cliente no está de acuerdo con el aumento, cualquiera de las partes puede finalizar la suscripción al terminar el período actual

8. Cancelación y Terminación

8.1 Cancelación Anticipada por el Cliente

El Cliente puede cancelar su suscripción de forma anticipada en cualquier momento, sujeto a las siguientes condiciones:

• Sin devoluciones: No se realizará ninguna devolución de las tarifas pagadas anteriormente ni de las tarifas de suscripción sin utilizar
• Pago de saldos pendientes: El Cliente deberá abonar inmediatamente todas las tarifas pendientes hasta finalizar el período de suscripción vigente
• Notificación: La cancelación debe comunicarse por escrito a Progresus

8.2 Terminación Anticipada sin Justa Causa

Si el Cliente desea terminar el contrato de forma anticipada sin justa causa:

• Debe notificar a Progresus por escrito con al menos treinta (30) días de antelación
• Será responsable de pagar los pagos pendientes necesarios para completar el valor total del período contractual en curso
• Esta compensación cubre los recursos asignados y costos incurridos por Progresus

8.3 Rescisión por Causa Justificada

Cualquiera de las partes puede rescindir el contrato por causa justificada:

Por incumplimiento:

• Previo aviso de treinta (30) días comunicando la infracción importante
• La parte infractora tiene el período de aviso para subsanar el incumplimiento
• Si no se subsana, la rescisión es efectiva al finalizar el período

Por insolvencia:

• De manera inmediata si la otra parte se declara en quiebra
• Por procedimientos de cesación de pagos, cese de actividades, liquidación o cesión de bienes a acreedores

Por conducta perjudicial:

• Progresus puede rescindir con treinta (30) días de aviso si determina que el Cliente actúa de manera que afecta negativamente a Progresus

8.4 Efectos de la Terminación

Al terminar la suscripción:

• El acceso al Servicio se desactivará
• El Cliente debe haber exportado cualquier dato que desee conservar antes de la terminación
• Los datos del Cliente se eliminarán según la Política de Retención y Eliminación de Datos
• No se realizarán devoluciones por períodos no utilizados

9. Modificación de Licencias

9.1 Ampliación de Licencias (Upgrade)

Para agregar usuarios operativos adicionales:

1. El administrador solicita la ampliación desde la plataforma (app.checkop.co)
2. El sistema muestra el impacto en facturación
3. Tras la aprobación, los nuevos usuarios se habilitan inmediatamente
4. El ajuste se refleja en el siguiente ciclo de facturación

No existe límite en la cantidad de usuarios adicionales que pueden solicitarse.

9.2 Reducción de Licencias (Downgrade)

Una vez ampliado el número de usuarios con licencia:

• No es posible realizar reducciones de forma automática desde la plataforma
• Las solicitudes de reducción deben gestionarse mediante ticket en support.checkop.co
• El equipo de soporte y comercial evaluarán el caso
• Si es aprobado, el ajuste se aplicará en el ciclo de facturación correspondiente
• Esta política asegura un proceso ordenado y evita afectaciones operativas

10. Disputas de Facturación

10.1 Procedimiento de Reclamación

Si el Cliente tiene una disputa sobre algún cargo:

1. Debe notificar a Progresus por escrito dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de la factura
2. La notificación debe detallar específicamente los cargos disputados y las razones
3. El Cliente debe pagar los montos no disputados según los plazos normales

10.2 Resolución de Disputas

Progresus revisará la reclamación y responderá dentro de un plazo razonable. Si la disputa se resuelve a favor del Cliente:

• Se emitirá un crédito aplicable a futuras facturas, o
• Se realizará un reembolso del monto correspondiente

10.3 Buena Fe

No se suspenderá el Servicio mientras el Cliente dispute cargos de manera razonable y de buena fe, siempre que coopere diligentemente para resolver la reclamación.

11. Reembolsos

11.1 Política General

Como regla general, las tarifas de suscripción pagadas no son reembolsables. El Cliente no recibirá devolución por:

• Períodos de suscripción no utilizados
• Cancelaciones anticipadas
• Licencias no utilizadas

11.2 Excepciones

Progresus puede considerar reembolsos en circunstancias excepcionales, a su exclusiva discreción:

• Errores de facturación comprobados
• Incumplimientos graves y sostenidos del SLA por parte de Progresus
• Otras circunstancias extraordinarias evaluadas caso por caso

12. Contacto

Para consultas relacionadas con facturación y pagos:

Progresus S.A.S.

• Correo electrónico: info@progresus.co
• Portal de soporte: https://support.checkop.co

Para disputas de facturación, incluya en su comunicación:

• Número de cuenta o cliente
• Número(s) de factura en cuestión
• Descripción detallada de la disputa
• Documentación de soporte relevante

Esta Política de Facturación, Pagos y Cancelaciones forma parte integral de los Términos y Condiciones de Servicio de CheckOP.