Política de Retención y Eliminación de Datos

Última actualización: 10 de febrero de 2026

1. Introducción

Esta Política de Retención y Eliminación de Datos (en adelante, "Política") describe cómo Progresus S.A.S. (en adelante, "Progresus", "CheckOP", "nosotros" o "nuestro") gestiona la retención, almacenamiento y eliminación de datos de los clientes que utilizan la plataforma CheckOP.

Esta Política forma parte integral de los Términos y Condiciones de Servicio, la Política de Privacidad y el Acuerdo de Procesamiento de Datos de CheckOP.

2. Principios de Retención de Datos

2.1 Principio de Limitación de Conservación

Progresus conserva los datos personales y la información del cliente únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los cuales fueron recopilados, a menos que un período de retención más prolongado sea requerido o permitido por ley.

2.2 Principios Rectores

La retención de datos se rige por los siguientes principios:

• Necesidad: Los datos se retienen solo mientras sean necesarios para proporcionar el Servicio
• Proporcionalidad: El período de retención es proporcional a la finalidad del tratamiento
• Seguridad: Los datos se mantienen protegidos durante todo el período de retención
• Cumplimiento: Se respetan los requisitos legales y regulatorios aplicables

3. Categorías de Datos y Períodos de Retención

3.1 Datos de Clientes Activos

Definición: Datos asociados a clientes con suscripción vigente y activa.

Período de Retención: Los datos del cliente se conservan mientras continúe siendo un cliente activo con suscripción vigente.

Acceso: El cliente tiene acceso completo a sus datos a través de la plataforma y puede utilizar las funciones de exportación disponibles.

3.2 Datos de Clientes que Finalizan su Relación

Definición: Datos de clientes cuya suscripción ha terminado, ya sea por cancelación, no renovación o terminación del contrato.

Período de Retención:

• Base de datos de producción: Los datos se eliminan dentro de los noventa (90) días posteriores a la terminación de la relación, previa solicitud por escrito del cliente
• Sin solicitud expresa: Los datos pueden ser eliminados después de un plazo establecido según las políticas internas de Progresus

Proceso: El cliente debe solicitar la eliminación por escrito antes de la terminación del contrato o dentro del período de gracia.

3.3 Copias de Seguridad y Respaldos

Definición: Información almacenada en copias de seguridad, instantáneas (snapshots) y respaldos.

Período de Retención: La información en copias de seguridad no se depura constantemente, sino que envejece naturalmente en los depósitos según el ciclo de vida de la información.

Características:

• Las copias de seguridad diarias se retienen por un mínimo de siete (7) días
• Las copias de seguridad se sobrescriben progresivamente según el esquema de rotación
• La eliminación completa de datos de respaldos puede tomar tiempo adicional después de la eliminación de producción

3.4 Registros de Actividad y Auditoría

Definición: Registros de acceso, actividades, modificaciones y eventos del sistema.

Período de Retención: Progresus conserva registros de actividad para:

• Proporcionar trazabilidad a los clientes
• Cumplir con requisitos de seguridad
• Facilitar la resolución de incidentes
• Cumplir con obligaciones legales o regulatorias

Los períodos específicos dependen del tipo de registro y los requisitos aplicables.

3.5 Datos de Facturación y Transacciones

Definición: Información relacionada con facturación, pagos y transacciones comerciales.

Período de Retención: Según los requisitos de la legislación fiscal y comercial aplicable, típicamente entre cinco (5) y diez (10) años desde la fecha de la transacción.

3.6 Comunicaciones de Soporte

Definición: Tickets de soporte, correos electrónicos y otras comunicaciones relacionadas con asistencia técnica.

Período de Retención: Retenidas mientras sean útiles para proporcionar soporte continuo y como referencia histórica, sujeto a revisión periódica.

4. Retención por Obligación Legal

4.1 Requisitos Legales

Independientemente de las solicitudes del cliente, Progresus puede retener ciertos datos cuando:

• Sea requerido por la legislación aplicable
• Sea necesario para cumplir con obligaciones fiscales, contables o regulatorias
• Sea requerido por órdenes judiciales o administrativas
• Sea necesario para establecer, ejercer o defender reclamaciones legales

4.2 Tipos de Datos Retenidos por Obligación

Los datos que pueden retenerse por obligación legal incluyen:

• Registros y metadatos relacionados con seguridad
• Información necesaria para cumplimiento tributario
• Datos requeridos para investigaciones legales o auditorías
• Información necesaria para resolver disputas

4.3 Minimización

Cuando se retenga información por obligación legal, Progresus:

• Limitará el acceso a dicha información
• Mantendrá la información de forma segura
• Eliminará la información cuando ya no sea legalmente requerida

5. Eliminación de Datos

5.1 Eliminación a Solicitud del Cliente

Los clientes activos pueden solicitar la eliminación de datos específicos a través de:

Autoservicio:

• Herramientas de eliminación disponibles en la plataforma para ciertos tipos de datos
• Eliminación de registros individuales (clientes, tareas, usuarios, etc.)
• Configuración de políticas de retención cuando estén disponibles

Solicitud a Soporte:

• Para eliminaciones masivas o datos que no pueden eliminarse mediante autoservicio
• A través del portal de soporte (support.checkop.co) o correo electrónico (soporte@checkop.co)

5.2 Eliminación al Finalizar la Relación

Proceso estándar:

1. El cliente notifica la terminación de su suscripción
2. Se recomienda al cliente exportar todos los datos que desee conservar antes de la terminación
3. El cliente puede solicitar por escrito la eliminación de sus datos
4. Progresus procede a la eliminación dentro del plazo establecido (90 días)
5. Se confirma la eliminación al cliente cuando sea solicitado

5.3 Métodos de Eliminación

La eliminación de datos se realiza mediante:

• Eliminación lógica: Marcado de registros como eliminados, haciéndolos inaccesibles
• Eliminación física: Borrado definitivo de la base de datos de producción
• Anonimización: Cuando sea apropiado, los datos pueden ser anonimizados en lugar de eliminados

5.4 Verificación de Eliminación

Tras la eliminación:

• Los datos ya no serán accesibles a través del Servicio
• Los datos se eliminarán de las bases de datos de producción
• Los datos en copias de seguridad envejecerán naturalmente según el ciclo de rotación
• El cliente puede solicitar confirmación por escrito de la eliminación

6. Exportación de Datos

6.1 Derecho de Exportación

Los clientes tienen derecho a exportar sus datos antes de la terminación de su suscripción. CheckOP proporciona funcionalidades de exportación a través de la plataforma.

6.2 Formatos de Exportación

Los datos pueden exportarse en formatos estándar, típicamente:

• CSV/XLSX para datos tabulares
• PDF para informes y documentos
• Otros formatos según las funcionalidades disponibles

6.3 Plazo para Exportación

Se recomienda al cliente completar cualquier exportación de datos necesaria antes de la fecha de terminación de su suscripción. Después de la terminación, el acceso al Servicio puede no estar disponible.

6.4 Asistencia para Exportación

El equipo de soporte puede asistir con consultas sobre exportación de datos a través de los canales habituales de soporte.

7. Responsabilidades del Cliente

7.1 Gestión de Datos

El cliente es responsable de:

• Determinar qué datos almacenar en la plataforma
• Gestionar la exactitud y actualización de sus datos
• Eliminar datos que ya no sean necesarios utilizando las herramientas disponibles
• Cumplir con sus propias obligaciones de retención de datos

7.2 Exportación Oportuna

El cliente es responsable de exportar los datos que desee conservar antes de:

• La terminación de su suscripción
• La eliminación solicitada de datos específicos
• Cualquier acción que resulte en pérdida de acceso a los datos

7.3 Copias de Seguridad Propias

Aunque Progresus mantiene copias de seguridad del sistema, se recomienda al cliente:

• Mantener copias propias de información crítica
• No depender exclusivamente de las copias de seguridad de Progresus para recuperación específica del negocio
• Implementar sus propios procedimientos de respaldo para información esencial

8. Seguridad Durante la Retención

8.1 Protección de Datos Almacenados

Durante todo el período de retención, los datos se protegen mediante:

• Cifrado en reposo (AES-256)
• Controles de acceso basados en funciones
• Monitoreo de seguridad continuo
• Protecciones de infraestructura en la nube

8.2 Protección de Copias de Seguridad

Las copias de seguridad se protegen mediante:

• Restricciones de control de acceso en las redes de infraestructura
• Listas de control de acceso en los sistemas de archivos
• Protecciones de seguridad de la base de datos
• Almacenamiento en servicios duraderos y seguros

9. Excepciones y Circunstancias Especiales

9.1 Investigaciones de Seguridad

En caso de investigaciones de seguridad o incidentes, Progresus puede retener datos relevantes el tiempo necesario para completar la investigación y tomar medidas correctivas.

9.2 Disputas Legales

Si existe una disputa legal pendiente o anticipada, Progresus puede retener datos relevantes como potencial evidencia, incluso si de otra manera serían elegibles para eliminación.

9.3 Solicitudes de Autoridades

Progresus puede estar obligado a retener datos en respuesta a solicitudes de autoridades gubernamentales o judiciales, según lo requiera la ley aplicable.

10. Revisión y Actualización

10.1 Revisión de la Política

Esta Política se revisa periódicamente para asegurar que refleje las prácticas actuales y cumpla con los requisitos legales aplicables.

10.2 Notificación de Cambios

Los cambios significativos a esta Política serán notificados a los clientes a través de los canales apropiados con anticipación razonable.

11. Contacto

Para consultas relacionadas con retención o eliminación de datos:

Progresus S.A.S.

• Correo electrónico: soporte@checkop.co
• Portal de soporte: https://support.checkop.co

Para solicitudes de eliminación de datos, incluya:

• Nombre de la cuenta o empresa
• Descripción específica de los datos a eliminar
• Confirmación de que ha exportado los datos que desea conservar
• Confirmación de que comprende que la eliminación es irreversible

Esta Política de Retención y Eliminación de Datos forma parte integral de los Términos y Condiciones de Servicio de CheckOP.